Strona Główna > Badania > Nowe zasady obsługi administracyjnej

Nowe zasady obsługi administracyjnej

Podstawowym dokumentem potrzebnym do rozliczeń tj. do dokonania przez Uniwersytet Warszawski płatności lub zwrotu kosztów opłaconych usług, jest faktura, wystawiona na dane Uniwersytetu Warszawskiego:

Uniwersytet Warszawski
Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

Podstawową formą rozliczeń jest przedstawienie faktury w Sekretariacie IF ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą i dokonanie płatności za nią przez Kwesturę Uniwersytetu Warszawskiego.

Sekretariat akceptuje faktury w wersji papierowej lub elektronicznej. Faktury elektroniczne można przesyłać na adres mailowy: badaniaIF@uw.edu.pl.

Możliwy jest również zwrot środków za płatności dokonane samodzielnie przez pracowników naukowych. W tym celu należy przedłożyć fakturę w Sekretariacie IF ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą w ciągu 14 dni od daty jej wystawienia. Wydatki opłacone przelewem muszą być dodatkowo udokumentowane potwierdzeniem przelewu. Kontem właściwym do dokonania zwrotu środków w przypadku pracowników UW jest konto bankowe wskazane do przelewu wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę na UW. Możliwe jest dokonanie zwrotu na konto walutowe po podaniu jego numeru. Osoby niebędące pracownikami UW muszą w opisie faktury podać numer konta, na które chcą otrzymać zwrot.

UWAGA! Skany i zdjęcia nie są wersją elektroniczną faktury, stanowią kopię dokumentu i jako takie nie są przez Kwesturę UW traktowane jako podstawa do rozliczenia, dokonania opłaty lub zwrotu. Faktura pro-forma nie jest dokumentem księgowym, jedynie w niektórych wypadkach na jej podstawie może być dokonana przedpłata.

Wyjazdy krajowe

Zakup biletów

Rozliczanie wyjazdów

Wyjazdy krajowe rozliczane są po powrocie na podstawie:

W ramach rozliczenia wyjazdu krajowego można rozliczyć:

Na dole druku delegacji należy zamieścić informację dotyczącą posiłków (nie ma na to specjalnie przygotowanego miejsca).

Wyjazdy zagraniczne

Trzy tygodnie przed wyjazdem zagranicznym należy złożyć w Sekretariacie ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą wypełniony wniosek wyjazdowy. Istnieje możliwość uzyskania zaliczki na wyjazd zagraniczny. Złożenie wniosku w późniejszym terminie nie gwarantuje otrzymania zaliczki przed wyjazdem. Zaliczka przelewana jest na konto lub może zostać odebrana w kasie głównej Uniwersytetu Warszawskiego (Kwestura UW, ul. Karowa 20, pok. 315), nie wcześniej niż tydzień przed planowanym wyjazdem.

Z wyjazdu należy się rozliczyć w Kwesturze UW (ul. Karowa 20, pok. 406), w ciągu 14 dni od powrotu, niezależnie od tego, czy zaliczka została pobrania, czy też nie.

Kontem właściwym do dokonania przelewu zaliczki w przypadku pracowników UW jest konto wskazane do przelewu wynagrodzeń. Możliwe jest dokonanie przelewu zaliczki na konto walutowe, po uzupełnieniu jego numeru na wniosku. Osoby niebędące pracownikami UW muszą w opisie faktury podać numer konta, na które ma być dokonany zwrot.

W ramach rozliczenia wyjazdu zagranicznego można rozliczyć:

Zakup biletów

W celu zakupu biletu międzynarodowego należy skontaktować z biurem WhyNotTravel. e-mail uw@whynottravel.pl, tel. 22 465 91 85, 22 465 91 86, 22 465 91 78 lub 22 465 91 88 (bilety kolejowe i autobusowe).

Uwaga! Terminy rezerwacji biletu często są krótkie (kilkugodzinne), a cena biletów niepodlegających rezerwacji (tanie linie, autobusy, oferta specjalna na bilety kolejowe) może ulegać zmianie w ciągu jednego dnia. Warunkiem wykupu biletu tego samego dnia jest przesłanie maila z rezerwacją/informacją o wyborze połączenia do Sekretariatu ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą do godz. 14:30.

Zakup biletów poza WhyNotTravel jest możliwy w określonych przypadkach, jedynie za zgodą Biura Współpracy z Zagranicą link. Jest to możliwe, jeśli pasażer znajdzie bilet tańszy od oferowanego przez WhyNotTravel o przynajmniej 3% ceny biletu.

Dieta dojazdowa
Przysługuje na dojazd z lotniska do miejsca docelowego. Wysokość diety dojazdowej jest równa jednej diecie pobytowej, przysługującej w danym kraju.

Diety pobytowe
Wysokość diety pobytowej określona jest rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej link. Wysokość diety może ulec zmianie w zależności od ilości posiłków zapewnionych przez organizatora lub hotel. Informacje w tym zakresie należy podać przy rozliczaniu wyjazdu w Kwesturze UW.

Noclegi
Do rozliczenia kosztów noclegów potrzebna jest faktura z hotelu, wystawiona na dane Uniwersytetu Warszawskiego. Istnieje również możliwość rozliczenia noclegów ryczałtem, w tym przypadku nie są potrzebne żadne dokumenty. Wysokość ryczałtu wynosi 25% diety noclegowej, przysługującej w danym kraju, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej link.

Ryczałt komunikacyjny
W przypadku korzystania z przejazdów komunikacją publiczną w miejscu delegacji, przysługuje wypłata ryczałtu w wysokości 10% diety dojazdowej. Do jego rozliczenia nie są potrzebne żadne dokumenty. O chęci skorzystania z ryczałtu należy poinformować Kwesturę UW przy rozliczaniu wyjazdu.

Opłata konferencyjna
Jeżeli faktura za opłatę konferencyjną zostanie wydana przez organizatorów dopiero w trakcie konferencji, można uwzględnić opłatę na wniosku a fakturę przedstawić w Kwesturze UW. Jeżeli opłata była przedpłacona przez Uniwersytet Warszawski, fakturę należy dostarczyć do Sekretariatu ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą.

UWAGA! Nie jest możliwe rozliczenie wydatków nieuwzględnionych we wniosku wyjazdowym.

 

Zasady dokonywania przedpłat

Uniwersytet może dokonać przedpłaty w sytuacji, w której organizator konferencji nie wystawia faktury przed uiszczeniem opłaty zjazdowej. Przedpłaty dokonuje się na podstawie pisma, do którego należy dołączyć wydruk (prt scr) strony internetowej konferencji lub otrzymany od organizatora mail z danymi do przelewu, tj.: nazwą organizatora, adresem, numerem NIP, numerem konta, numerem IBAN (w przypadku płatności zagranicznych). Pod pismem o zapłatę ze środków grantowych podpis akceptujący składa Kierownik Grantu, a w przypadku pozostałych kategorii środków Zastępca Dyrektora IF UW ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą. Formalności związane z dokonaniem przedpłaty trwają około 14 dni.

UWAGA! Dokonane w ten sposób płatności należy udokumentować fakturą, wystawioną na dane Uniwersytetu Warszawskiego.

Pismo o przedpłatę krajową
Pismo o przedpłatę zagraniczną

 

Organizacja konferencji

Koszty konferencji są rozliczane na podstawie preliminarza. Preliminarz powinien zostać sporządzony przed konferencją i zawierać oszacowane koszty. W ramach organizacji konferencji możliwe jest opłacanie faktur, zwrot płatności za faktury oraz zwrot kosztów zakupionych przez gościa biletów. Realizacja wydatków związanych z konferencją jest możliwa po złożeniu w Sekretariacie ds. Badań Naukowych i Współpracy wypełnionego preliminarza.

UWAGA! Jeżeli planowanym kosztem jest catering, każdorazowo jest konieczne sporządzenie preliminarza.

 

Zapraszanie gości na seminaria grantowe lub wykłady gościnne

W przypadku zakupu biletów lub noclegów dla gościa, zaproszonego na wykład lub seminarium grantowe, do faktury należy dołączyć zgłoszenie pobytu z wypełnionymi danymi gościa. Zgłoszenie jest konieczne tylko wtedy, gdy nie został sporządzony preliminarz.

WZORY UMÓW

1. Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawnych – umowa zlecenie zawierana z osobą fizyczna nieprowadzącą działalności gospodarczej.
2. Załącznik nr 1 do umowy zlecenia – Oświadczenie Przyjmującego Zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla rezydentów Polski.
3. Załącznik nr 1 do umowy zlecenia – Oświadczenie Przyjmującego Zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla nierezydentów Polski.
4. Załącznik nr 2 do umowy zlecenia – Oświadczenie pracownika Uniwersytetu Warszawskiego.
5. Załącznik nr 3 do umowy zlecenia – Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych.
6. Załącznik nr 1a do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawnych – Rachunek do umowy zlecenia zawieranej z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
7. Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawnych – umowa zlecenia zawierana z osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej prowadzącą działalność gospodarczą.
8. Załącznik do umowy zlecenia – Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych.
9. Załącznik nr 3 do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawnych – umowa zlecenia, której przedmiotem jest prowadzenie zajęć dydaktycznych, zawierana z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
10. Załącznik nr 1 do umowy zlecenia – Oświadczenie Przyjmującego Zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla rezydentów Polski.
11. Załącznik nr 1 do umowy zlecenia – Oświadczenie Przyjmującego Zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla nierezydentów Polski.
12. Załącznik nr 2 do umowy zlecenia – Oświadczenie pracownika Uniwersytetu Warszawskiego.
13. Załącznik nr 3 do umowy zlecenia – Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych.
14. Załącznik nr 3a do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawnych – Rachunek do umowy zlecenia, której przedmiotem jest prowadzenie zajęć dydaktycznych, zawieranej z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
15. Załącznik nr 4 do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawnych – umowa zlecenia, której przedmiotem jest prowadzenie zajęć dydaktycznych, zawierana z osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej prowadzącą działalność gospodarczą.
16. Załącznik do umowy zlecenia – Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych.
17. Załącznik nr 5 do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawych – umowa o dzieło zawierana z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
18. Załącznik nr 2 do umowy o dzieło – Protokół odbioru Dzieła.
19. Załącznik nr 3 do umowy o dzieło – Oświadczenie pracownika Uniwersytetu Warszawskiego.
20. Załącznik nr 4 do umowy o dzieło  – Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych.
21. Załącznik nr 5a do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawych – Rachunek do umowy o dzieło zawieranej z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, która jest rezydentem Polski.
22. Załącznik nr 5b do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawych – Rachunek do umowy o dzieło zawieranej z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, która nie jest rezydentem Polski.
23. Załącznik nr 6 do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawych – umowa o dzieło zawierana z osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej prowadzącą działalność gospodarczą.
24. Załącznik nr 2 do umowy o dzieło – Protokół odbioru Dzieła.
25. Załącznik nr 3 do umowy o dzieło – Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych.
26. Załącznik nr 7 do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawych – umowa o dzieło wraz z przeniesieniem praw autorskich zawierana z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
27. Załącznik nr 2 do umowy o dzieło wraz z przeniesieniem praw autorskich – Protokół przyjęcia Dzieła.
28. Załącznik nr 3 do umowy o dzieło wraz z przeniesieniem praw autorskich – Oświadczenie pracownika Uniwersytetu Warszawskiego.
29. Załącznik nr 4 do umowy o dzieło – Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych.
30. Załącznik nr 8 do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawych – umowa o dzieło wraz z przeniesieniem praw autorskich zawierana z osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej prowadzącą działalność gospodarczą.
31. Załącznik nr 2 do umowy o dzieło wraz z przeniesieniem praw autorskich – Protokół przyjęcia Dzieła.
32. Załącznik nr 3 do umowy o dzieło wraz z przeniesieniem praw autorskich – Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych.
33. Załącznik nr 9 do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawnych – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
34. Załącznik nr 10 do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawych – umowa o dzieło na recenzję w postępowaniu o nadanie stopnia doktora, zawierana z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu Warszawskiego.
35. Załącznik nr 1 do umowy o dzieło na recenzję w postępowaniu o nadanie stopnia doktora – Protokół przyjęcia Dzieła.
36. Załącznik nr 2 do umowy o dzieło na recenzję w postępowaniu o nadanie stopnia doktora – Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych.
37. Załącznik nr 11 do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawych – umowa o dzieło na recenzję w postępowaniu o nadanie stopnia doktora habilitowanego zawierana z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu Warszawskiego.
38. Załącznik nr 1 do umowy o dzieło na recenzję w postępowaniu o nadanie stopnia doktora habilitowanego zawieranej z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu Warszawskiego – Protokół przyjęcia Dzieła.
39. Załącznik nr 2 do umowy o dzieło na recenzję w postępowaniu o nadanie stopnia doktora habilitowanego zawieranej z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu Warszawskiego – Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych.
40. Załącznik nr 12 do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawnych – umowa zlecenia o opiekę naukową nad przygotowaniem rozprawy doktorskiej zawierana z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu Warszawskiego.
41. Załącznik nr 1 do umowy zlecenia o opiekę naukową nad przygotowaniem rozprawy doktorskiej zawieranej z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu Warszawskiego – Oświadczenie Przyjmującego Zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla rezydentów Polski.
42. Załącznik nr 1 do umowy zlecenia o opiekę naukową nad przygotowaniem rozprawy doktorskiej zawieranej z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu Warszawskiego – Oświadczenie przyjmującego zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla nierezydentów Polski.
43. Załącznik nr 2 do umowy zlecenia o opiekę naukową nad przygotowaniem rozprawy doktorskiej zawieranej z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu Warszawskiego  – Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych.
44. Załącznik nr 13 do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawnych – umowa zlecenia z członkiem komisji habilitacyjnej niebędącym pracownikiem Uniwersytetu Warszawskiego.
45. Załącznik nr 1 do umowy zlecenia z członkiem komisji habilitacyjnej niebędącym pracownikiem Uniwersytetu Warszawskiego – Oświadczenie Przyjmującego Zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla nierezydentów Polski.
46. Załącznik nr 1 do umowy zlecenia z członkiem komisji habilitacyjnej niebędącym pracownikiem Uniwersytetu Warszawskiego – Oświadczenie Przyjmującego Zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla rezydentów Polski.
47. Załącznik nr 2 do umowy zlecenia z członkiem komisji habilitacyjnej niebędącym pracownikiem Uniwersytetu Warszawskiego – Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych.
48. Załącznik nr 14 do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawych – Rachunek do umowy zlecenia o opiekę naukową nad przygotowaniem rozprawy doktorskiej zawieranej z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu Warszawskiego oraz umowy zlecenia z członkiem komisji habilitacyjnej niebędącym pracownikiem Uniwersytetu Warszawskiego.
49. Załącznik nr 15 do zarządzenia nr 82 Rektora UW z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawnych – umowa przewozu osób zwierana z osoba fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej prowadzącą działalność gospodarczą.
50. Załącznik do umowy zlecenia – Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych