Strona Główna > Badania > Zasady obsługi administracyjnej dokumentów (umowy, wyjazdy, płatności)

Zasady obsługi administracyjnej dokumentów (umowy, wyjazdy, płatności)

Obsługą administracyjną dokumentów dotyczących działalności naukowej finansowanej ze środków BST i DSM oraz środków Dyrekcji IF UW zajmuje się Sekretariat IF UW ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą. Szczegółowych informacji udziela p. Arletta Sekuła-Kwiatkowska lub p. Joanna Chlebińska.

Obsługą administracyjną projektów badawczych finansowanych ze źródeł zewnętrznych (NCN, NPRH, inne) zajmuje się p. Marta Zaręba.

Grant zewnętrzny – projekt finansowany ze środków NCN, MNiSW (NPRH, programy Plus), FNP i innych instytucji zewnętrznych.

Grant własny – projekt finansowany ze środków BST, DSM lub środków własnych Dyrekcji IF UW

PRZYDATNE LINKI

Wydziałowa Sekcja Obsługi Badań
Biuro Obsługi Badań UW
Biuro Współpracy z Zagranicą UW

WAŻNE

1. Zlecenie płatności należy składać co najmniej 2 tygodnie przed terminem płatności. Zob. ZLECENIE PŁATNOŚCI i ROZLICZANIE FAKTUR
2. Wyjazd zagraniczny rozliczany jest na podstawie faktur i wniosku wyjazdowego. Zob. WYJAZDY ZAGRANICZNE
3. Wyjazd krajowy rozliczany jest na podstawie faktur i delegacji. Zob. WYJAZDY KRAJOWE
4. Pracownik (doktorant) prowadzący zajęcia dydaktyczne, którego wyjazd służbowy następuje w czasie trwania zajęć, zobowiązany jest do złożenia w Sekretariacie Pracowniczym pisemnego oświadczenia o terminie odpracowania zajęć lub sposobie organizacji zajęć w trakcie nieobecności spowodowanej wyjazdem służbowym. W przypadku zastępstwa należy podać imię i nazwisko osoby prowadzącej zajęcia w zastępstwie.
5. Każdy ZAKUP wymaga faktury wystawionej na Uniwersytet Warszawski.

Dane do faktury:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

6. Każdy wydatek z projektów BST, DSM lub środków własnych Dyrekcji IF UW musi być zgłaszany w Sekretariacie ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą.
7. W sprawie możliwych odstępstw od zasad ogólnych proszę kontaktować się z Sekcją Obsługi Badań (Nowy Świat 69, III piętro, pokój nr 172, http://wfis.uw.edu.pl/sekcja-badan/) lub  pracownikami Sekretariatu ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą.

ROZLICZANIE FAKTUR

W celu dokonania płatności lub otrzymania zwrotu na podstawie faktury należy na odwrotnej stronie faktury:

1. Dokładnie opisać merytorycznie płatność na fakturze (przedmiot i cel).
2. Wskazać termin i źródło płatności (numer grantu).
3. Uzyskać czytelny podpis:

Przy płatnościach zagranicznych należy dołączyć do faktury wypełniony formularz DANE DO PRZELEWU ZAGRANICZNEGO.

Ponadto, w celu otrzymania zwrotu za już opłaconą fakturę należy:

• Dołączyć odpowiednie potwierdzenie płatności, o ile była to płatność elektroniczna.
• W opisie faktury podać  numer konta osobistego, na który będzie dokonany zwrot pieniędzy, o ile płatności dokonano gotówką, kartą lub przelewem.

Opisaną fakturę i pozostałe wymagane dokumenty należy złożyć co najmniej 2 tygodnie przed terminem płatności w sekretariacie ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą.

Dane do faktury:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

UWAGA!
Nie jest możliwy zwrot za fakturę wystawioną na innego płatnika. W szczególności nie jest możliwy zwrot za fakturę z danymi IF UW.

UWAGA!
Co najmniej raz w roku ogłaszane są ostateczne terminy realizacji dokumentów finansowych z danego roku, dostosowane do terminów rozliczeń podanych przez Kwesturę UW (np. koniec roku kalendarzowego – dokumenty finansowe z danego roku mogą być rozliczane do 30 listopada, konkretne daty podawane są drogą mailową).

ZLECENIE PŁATNOŚCI

1. Podanie o zlecenie płatności należy złożyć nie później niż dwa tygodnie przed terminem płatności.
2. Obowiązują dwa wzory podań:

• dla przelewów krajowych: ZLECENIE PLATNOSCI KRAJOWEJ
• dla przelewów zagranicznych: ZLECENIE PLATNOSCI ZAGRANICZNEJ

3. W przypadku płatności zagranicznych do podania o zlecenie płatności należy dołączyć wypełniony formularz DANE DO PRZELEWU ZAGRANICZNEGO.
4. Podanie o zlecenie płatności należy wypełnić elektronicznie, uwzględniając cel płatności, źródło finansowania, kwotę płatności i szczegółowe dane do przelewu.
5. W przypadku płatności za opłatę konferencyjną, w podaniu o zlecenie płatności proszę podać nazwę, termin i miejsce konferencji oraz załączyć do podania:

• wydruk ze strony internetowej konferencji z informacją o wysokości opłaty konferencyjnej i danymi do przelewu,
• kopię zaproszenia od organizatorów (o ile dotyczy),
• potwierdzenie o akceptacji referatu/prezentacji (o ile dotyczy).

6. Podanie podpisane przez kierownika projektu (dla płatności finansowanych z grantów zewnętrznych oraz projektów BST i DSM) oraz Dyrekcję IF UW, należy złożyć wraz z formularzem DANE DO PRZELEWU ZAGRANICZNEGO (i innymi wymaganymi dokumentami) w Sekretariacie ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą.

7. Fakturę za płatność należy dostarczyć w najszybszym możliwym terminie. W szczególności faktury za wydatki związane z wyjazdem służbowym (w tym fakturę za opłatę konferencyjną opłaconą przez UW na podstawie podania o zlecenie płatności) należy dostarczyć najpóźniej 14 dni po powrocie z wyjazdu.

ZAKUP SPRZĘTU, MATERIAŁÓW BIUROWYCH I KSIĄŻEK

1. Zakup materiałów biurowych i eksploatacyjnych musi być zgodny z procedurami obowiązującymi na UW.
2. Zakup aparatury i sprzętu komputerowego jest możliwy wyłącznie w drodze przetargu, organizowanego przez Biuro Zamówień Publicznych UW.
3. Zakupiony sprzęt jest własnością Wydziału Filozofii i Socjologii UW.
4. Za sprzęt kupiony ze środków projektów badawczych (BST, granty NCN i MNiSW, itp.) odpowiada materialnie kierownik projektu.
5. Zakupione książki są własnością Wydziału Filozofii i Socjologii UW.
6. Zakup książek należy zgłosić w Sekretariacie IF UW ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą.
7. Każdy zakup wymaga faktury wystawionej na Uniwersytet Warszawski.

Dane do faktury:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

Nie jest możliwy zwrot za fakturę wystawioną na innego płatnika.

8. Komunikat p.Dziekana WFiS UW

Szanowni Państwo,
przypominam, że przymuszeni procedurami rozliczania projektów badawczych uzgodniliśmy, iż książki kupowane z projektowych pieniędzy (granty i BST) nie mogą być książkami do zużycia. Pracownicy, którzy chcą  kupić książkę w ramach projektu, muszą udać się do naszej Biblioteki, gdzie książka zostanie włączona do katalogu i przesłać fakturę do działu finansowego.
Skatalogowana książka może trafić na półkę Zakładu, może być wypożyczona do końca grantu, powinna jednak być widoczna w zasobach Połączonych Bibliotek WFiS, IFiS PAN i PTF.
Dziekan Wydziału Filozofii i Socjologii UW
dr hab. Krzysztof Koseła, prof. UW

9. Pracownicy kończący zatrudnienie w WFiS UW oraz  doktoranci i studenci, którzy ukończyli studia lub zostali skreśleni z listy studentów, zobowiązani są zdać sprzęt komputerowy i książki zakupione ze środków projektów badawczych.

ZAKUP BILETU

Pracownicy i doktoranci UW zobowiązani są do zakupu biletu w komunikacji międzynarodowej (bilet lotniczy, kolejowy, autobusowy i promowy) za pośrednictwem firmy WhyNotTRAVEL (od 1 kwietnia 2017 roku).
Zob. http://bwz.uw.edu.pl/formularze-2

ZAKUPU BILETU DOKONUJE OSOBA WYJEŻDŻAJĄCA.

W celu zakupu biletu należy dokonać rezerwacji biletu poprzez firmę WhyNotTRAVEL, a następnie przesłać do WhyNotTRAVEL wypełniony i podpisany formularz Zlecenie zakupu biletu lub Zlecenie na zakup biletu na przelot „tanią linią lotniczą”.

UWAGA!
Rezerwacje dokonywane przez WhyNotTRAVEL mają krótki okres ważności (zazwyczaj 1-2 dni). Potwierdzenie rezerwacji, a więc i ostateczny zakup biletu, wymaga przesłania do WhyNotTRAVEL wypełnionego formularza ZLECENIE ZAKUPU BILETU, który musi być podpisany przez Kierownika Sekcji Finansowej WFiS oraz Kierownika Jednostki. Planując zakup biletu, należy uwzględnić czas pracy Kierownika Sekcji Finansowej oraz terminy dyżuru Dziekana WFiS UW, tak by po dokonaniu rezerwacji w WhyNotTRAVEL możliwe było zebranie wymaganych podpisów w terminie. Jeśli jest to niemożliwe, należy pamiętać o przedłużeniu rezerwacji w WhyNotTRAVEL lub dokonaniu ponownej rezerwacji.

SZCZEGÓŁOWA PROCEDURA ZAKUPU BILETU

W celu zakupu biletu należy:

1. Dokonać rezerwacji w WhyNotTRAVEL:

Siedziba Firmy : Kielnarowa 108 A, 36-020 Tyczyn
Biuro w Warszawie: Time 4 Travel WhyNotTRAVEL Sp. z o.o., Aleja Zjednoczenia 36 (wejście B), 01-830 Warszawa
pon. – pt.: 9.00– 17.00
sob.: 10.00 – 14.00

Lista kontaktowa WhyNotTRAVEL
Uwaga: Dokonanie rezerwacji jest równoznaczne z otrzymaniem od przedstawiciela firmy WhyNotTRAVEL (najczęściej drogą mailową) numeru rezerwacji i podstawowych danych o zarezerwowanym bilecie.

2. Wypełnić elektronicznie formularz Zlecenie zakupu biletu lub Zlecenie na zakup biletu na przelot „tanią linią lotniczą”, wpisując dane rezerwacji dokonanej przez WhyNotTRAVEL.
[Uwaga: W części „Uwagi dodatkowe” należy wpisać kierownika i numer projektu, z którego finansowany jest bilet.] 3. Na wydruku formularza uzyskać podpis osoby wyjeżdżającej, Kierownika Sekcji Finansowej (Kwestor) WFiS UW (Nowy Świat 69, 00-927 Warszawa, III piętro pokój 162) i Dziekana WFiS UW.
4. Wypełniony i podpisany formularz zlecenia zakupu biletu należy złożyć osobiście w siedzibie WhyNotTRAVEL lub przesłać drogą mailową (na adres przedstawiciela firmy WhyNotTRAVEL, który dokonał rezerwacji).

UWAGA!
Jeśli osoba wyjeżdżająca nie jest pracownikiem ani doktorantem IF UW, zlecenie zakupu biletu należy wydrukować w dwóch egzemplarzach i przed podpisem Pani Kwestor WFiS UW uzyskać stempel i podpis w Sekretariacie Pracowniczym. Kopię zlecenia zakupu biletu należy złożyć w Sekretariacie Pracowniczym u Pani Edyty Bieńkowskiej.

UWAGA!

1. W przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w oferowanych cenach biletu lub zamiaru kupna biletu w innym biurze lub bezpośrednio u przewoźnika, należy wystąpić do Biura Współpracy z Zagranicą (także e-mailowo na adres: sylwia.salamon@adm.uw.edu.pl lub anna.jarczewska@adm.uw.edu.pl z prośbą o wyrażenie zgody na kupno biletu w innym biurze /u przewoźnika, przekazując informację o obu cenach.

2. Zgodnie z umową zawartą z WhyNotTRAVEL, faktura może być wystawiona na Uniwersytet Warszawski tylko w przypadku opłaty należności przelewem bankowym lub kartą służbową Uniwersytetu Warszawskiego (nowość).

3. Umowa nie obejmuje zakupu krajowych biletów kolejowych i autobusowych (nowość).

4. Podstawą wystawienia biletu jest złożenie w WhyNotTRAVEL przez osobę wyjeżdżającą pisemnego zamówienia, którym jest formularz  Zlecenie zakupu biletu, podpisany przez osobę wyjeżdżającą, kierownika jednostki UW oraz osobę odpowiedzialną za sprawy finansowe lub, jeżeli dotyczy, Zlecenie na zakup biletu na przelot „tanią linią lotniczą”.

UŻYWANIE POJAZDU PRYWATNEGO DO PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH

Uwaga! Od dnia 4 sierpnia 2017 roku obowiązuje zarządzenie JM Rektora UW w sprawie przeprowadzania dodatkowych badań pracowników wykorzystujących samochody służbowe lub prywatnych do celów służbowych na Uniwersytecie Warszawskim: Badania lekarskie – samochody

1. Warunkiem podpisania zgody na wyjazd własnym samochodem jest podpisanie UMOWY W SPRAWIE UŻYWANIA POJAZDU PRYWATNEGO DO PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH.

2. Umowę z pracownikiem podpisuje Dziekan Wydziału i Pełnomocnik Kwestora. Umowę podpisuje się w 2 egzemplarzach, które otrzymują: pracownik i Sekcja Likwidatury Kwestury, a kopia pozostaje w aktach wydziału.
3. Po powrocie z delegacji, pracownik powinien przedstawić rozliczenie z pobranej zaliczki, wypełniając druk EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU za każdy miesiąc kalendarzowy oddzielnie. Dane zawarte w tym druku mogą stanowić podstawę do rozliczenia z zaliczki pobranej na wyjazd własnym samochodem.
4. Aktualne stawki przebiegu za 1km podaje Sekcja Likwidatury Kwestury.
Zob. też: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-krajowe
5. Wypłata zaliczki na koszt przejazdu własnym samochodem i rozliczenie z niej może nastąpić albo w złotych, albo w walucie obcej, ale po przeliczeniu kosztów wyliczonych w złotych na walutę obcą, według zasad przyjętych w rozliczeniach delegacji zagranicznych.

WYJAZD ZAGRANICZNY

Informacje o wyjazdach zagranicznych na stronach Biura Współpracy z Zagranicą:
http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne

Zakup biletu lotniczego, kolejowego, autobusowego, promowego w komunikacji międzynarodowej odbywa się za pośrednictwem firmy WhyNotTRAVEL. Zob. ZAKUP BILETU

Przed podróżą należy:

1. Wykupić ubezpieczenie kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków.
Zob. http://bwz.uw.edu.pl/wp-content/uploads/2010/01/zarzadzenie_22_RektoraUW_z20-04-2012.pdf
http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne

2. Wypełnić WNIOSEK WYJAZDOWY, wpisując szczegółowe dane, w tym dokładną datę podróży oraz źródło finansowania. Wniosek należy podpisać w dwóch miejscach.
3. Uzyskać podpis na wniosku wyjazdowym Dyrekcji IF UW (z-cy dyrektora IF UW ds. badań i współpracy) oraz parafkę kierownika projektu, o ile wyjazd finansowany jest z grantu zewnętrznego i wniosek wyjazdowy dotyczy osoby nie będącej kierownikiem projektu, z którego finansowany jest wyjazd.
4. Złożyć wypełniony i podpisany wniosek wyjazdowy w Sekretariacie ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą nie później niż 3 tygodnie przed podróżą.
5. Nie wcześniej niż 7 dni przed wyjazdem należy pobrać zaliczkę na wyjazd w Kwesturze (Sekcja Zagraniczna, Karowa 20, IV piętro, pokój nr 406), o ile we wniosku wyjazdowym zaznaczono wypłatę zaliczki w kasie głównej.

W trakcie podróży
Należy pamiętać, że rozliczenie diet hotelowych w pełnej wysokości (w ramach limitu ustalonego przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej) jest możliwe po przedstawieniu faktury. W przypadku braku faktury możliwy jest wyłącznie ryczałtowy zwrot poniesionych kosztów w wysokości 25% kwoty ustalonej przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.

Po podróży
Nie później niż 7 dni po zakończeniu podróży należy rozliczyć wyjazd w Kwesturze (Sekcja Zagraniczna, Karowa 20, IV piętro, pokój nr 406). Do rozliczenia potrzebne są faktury za hotel (ewentualnie faktury za inne koszty, o ile były wskazane we wniosku wyjazdowym).
Zob. http://bwz.uw.edu.pl/wp-content/uploads/2010/03/zarzadzenie_28_RektorUW1.pdf

Uwaga!
Pracownik (doktorant) prowadzący zajęcia dydaktyczne, którego wyjazd służbowy następuje w czasie trwania zajęć, zobowiązany jest do złożenia w Sekretariacie Pracowniczym pisemnego oświadczenia o terminie odpracowania zajęć lub sposobie organizacji zajęć w trakcie nieobecności spowodowanej wyjazdem służbowym. W przypadku zastępstwa należy podać imię i nazwisko osoby prowadzącej zajęcia w zastępstwie.

WYJAZD KRAJOWY

Informacje o wyjazdach krajowych na stronach Biura Współpracy z Zagranicą: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-krajowe

Przed wyjazdem krajowym należy pobrać druk delegacji służbowej. Delegację należy wypełnić:

• strona 1: imię, nazwisko, daty, stanowisko, daty, miejsce i cel wyjazdu,
• strona 2: rachunek kosztów podróży – dokładne daty oraz godziny wyjazdu i przyjazdu.

NIE WPISYWAĆ wysokości diet, kwoty za noclegi, nie podliczać całościowych kosztów wyjazdu!

Po powrocie z podróży służbowej delegację należy przedłożyć do podpisu zastępcy dyrektora IF UW ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą, a następnie złożyć w Sekretariacie ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą.

Do delegacji należy dołączyć oryginalne bilety (wraz w potwierdzeniem z PolCardu w przypadku płatności przelewem) dokumentujące przejazd oraz informację o numerze konta bankowego, na które zostaną zwrócone koszty wyjazdu. Zwrot kosztów – przelewem na konto osobiste.

Do delegacji można dołączyć fakturę za hotel lub rozliczyć ją osobno.

Wyliczaniem diet i całkowitych kosztów podróży krajowej zajmuje się Sekretariat ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą.

Uwaga!
Pracownik (doktorant) prowadzący zajęcia dydaktyczne, którego wyjazd służbowy następuje w czasie trwania zajęć, zobowiązany jest do złożenia w Sekretariacie Pracowniczym pisemnego oświadczenia o terminie odpracowania zajęć lub sposobie organizacji zajęć w trakcie nieobecności spowodowanej wyjazdem służbowym. W przypadku zastępstwa należy podać imię i nazwisko osoby prowadzącej zajęcia w zastępstwie.

WZORY UMÓW

• Wzór („zwykłej”) umowy o dzieło: UMOWA O DZIEŁO 2016 Uwaga: umowa o dzieło każdorazowo wymaga akceptacji Radcy Prawnego UW
• Wzór umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworu naukowego CZĘŚĆ A: UMOWA O DZIEŁO CZĘŚĆ A
• Wzór umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworu naukowego CZĘŚĆ B: UMOWA O DZIEŁO CZĘŚĆ B
• Wzór oświadczenia do CZĘŚCI B: OŚWIADCZENIE DO UMOWY CZEŚĆ B
• Wzór rachunku: RACHUNEK
• Formularz DANE DO PRZELEWU ZAGRANICZNEGO

w sprawie przeprowadzania dodatkowych badań pracowników

korzystujacych samochody służbowe lu.b..pry.watne do celó.w_służbowych­

na Uniwersytecie Warszawskim

Nowe wzory umów obowiązujące od 01.10.2016

Informujemy, że od 1 października 2016 roku obowiązuj nowe wzory umów.  Uwaga: umowa o dzieło każdorazowo wymaga akceptacji Radcy Prawnego UW. Nowe druki są dostępne na naszej stronie: http://www.filozofia.uw.edu.pl/badania-i-konferencje/zasady-finas... >>